Migracja poczty do Microsoft 365 — co zaplanować przed startem

Przeniesienie poczty do Microsoft 365 jest technicznie proste i dobrze opisane przez producenta. Problemy prawie nigdy nie biorą się z samej migracji skrzynek. Biorą się z rzeczy, które wysyłały pocztę przez stary serwer, a nikt o nich nie pamiętał — i z drobiazgów, które zauważa się dopiero, gdy przestają działać.

Zanim cokolwiek ruszysz

Policz, co naprawdę przenosisz

Nie liczbę osób, tylko liczbę skrzynek: konta użytkowników, skrzynki współdzielone, aliasy, listy dystrybucyjne, skrzynki funkcyjne (biuro@, faktury@, serwis@). Ta ostatnia grupa jest zwykle pomijana w wycenie i w planie.

Sprawdź też rozmiar. Skrzynka na dwadzieścia lat korespondencji z załącznikami to inny czas przenoszenia niż konto założone rok temu.

Znajdź wszystko, co wysyła pocztę przez stary serwer

To najważniejszy punkt na tej liście. Typowa lista w małej firmie:

• drukarka wielofunkcyjna ze skanowaniem do maila,
• system do faktur wysyłający dokumenty klientom,
• sklep albo formularz na stronie,
• monitoring wysyłający alerty,
• CRM albo narzędzie do ofert,
• aplikacja wewnętrzna wysyłająca powiadomienia.

Każda z tych rzeczy ma gdzieś wpisany adres starego serwera, port i hasło. Po przełączeniu przestanie działać — cicho, bo nikt nie czyta logów drukarki.

Najprostszy sposób ustalenia: przejrzeć logi starego serwera pocztowego pod kątem tego, co się na niego uwierzytelnia. Lista wychodzi w kilkanaście minut i bywa zaskakująca.

Sprawdź, czy rekordy domeny są pod kontrolą

Kto ma dostęp do panelu DNS. Jak długo trwa u tego operatora zmiana rekordu. Jaki jest ustawiony czas życia wpisu — jeżeli wynosi 24 godziny, warto obniżyć go do kilkunastu minut na tydzień przed migracją, bo inaczej przełączenie będzie się rozciągać na dobę.

Ustal, co robimy z regułami i archiwami

Reguły ustawione w programach pocztowych użytkowników zwykle nie przenoszą się razem ze skrzynką. Podobnie lokalne archiwa w plikach na dyskach stacji — te bywają duże, nikt ich nie kopiuje i potrafią zniknąć razem z wymianą laptopa.

To dobry moment, żeby je zebrać i wciągnąć do skrzynek.

Kolejność, która działa

1. Domena dodana i zweryfikowana w nowym środowisku, ale rekordy MX jeszcze nietknięte.
2. Konta założone, licencje przypisane, uwierzytelnianie wieloskładnikowe przygotowane, ale niewymuszone jeszcze na wszystkich.
3. Pierwsza synchronizacja skrzynek — najdłuższy etap, dzieje się w tle, nie przeszkadza w pracy.
4. Migracja próbna na dwóch skrzynkach: własnej i jednej życzliwej osoby. Sprawdzenie, że wszystko wygląda jak trzeba.
5. Przełączenie rekordów MX — w piątek po południu, nie w poniedziałek rano.
6. Synchronizacja różnicowa tego, co doszło w trakcie.
7. Przepięcie urządzeń i systemów z listy zrobionej wcześniej.
8. Stary serwer zostaje włączony jeszcze przez kilka tygodni. Nie wyłączamy go od razu.

Punkt ósmy jest tani i ratuje wiele sytuacji: przez pierwsze tygodnie regularnie okazuje się, że coś jeszcze na nim wisiało.

Pułapki, które kosztują najwięcej

Adresy nadawcy w systemach zewnętrznych. Po migracji trzeba je uwierzytelnić na nowo — inaczej wiadomości z systemu do faktur zaczną trafiać do spamu. To dobry moment, żeby uporządkować SPF, DKIM i DMARC, bo i tak trzeba je ruszyć.

Skrzynki współdzielone i uprawnienia do nich. Kto ma dostęp do której, kto może wysyłać „w imieniu”. To rzadko jest udokumentowane, a zawsze zauważone w pierwszym dniu po migracji.

Kalendarze i sale. Zasoby, powtarzające się spotkania, uprawnienia do kalendarzy przełożonych. Przenoszą się nierówno i warto to sprawdzić przed, a nie po.

Stare protokoły. Jeżeli któreś urządzenie potrafi wysyłać pocztę tylko starą metodą uwierzytelniania, zderzy się to z domyślnymi ustawieniami nowego środowiska. Lepiej ustalić przed migracją, czy ma dostać wyjątek, czy zostać przepięte inaczej.

Licencje kupione „na zapas”. Warto policzyć realną liczbę potrzebnych licencji dopiero po zrobieniu listy skrzynek — część z nich to skrzynki współdzielone, które licencji nie wymagają.

Ile to trwa

Dla firmy na kilkanaście osób: przygotowanie i inwentaryzacja to jeden dzień, synchronizacja idzie w tle przez dobę lub dwie, samo przełączenie to kilka godzin w piątkowe popołudnie, a domykanie drobiazgów rozkłada się na kolejny tydzień.

Największą pozycją w tym rachunku nie jest migracja, tylko znalezienie wszystkiego, co wysyłało pocztę przez stary serwer. Jeżeli ten punkt zostanie zrobiony porządnie, reszta jest przewidywalna.